Repeater-zone.ru

ПК Репитер
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как перенести таблицу из Excel в Word

Как перенести таблицу из Excel в Word

Как перенести таблицу из Excel в Word

Некоторые пользователи сталкиваются с необходимостью в параллельной работе как с текстовым редактором Word, так и Excel. Иногда может понадобиться перенос таблицы в документ, с чем часто возникают трудности, ведь непонятно, как реализовать ячейки и обеспечить корректное отображение содержимого.

Я покажу три разных метода, решающих эту задачу, а вам останется только выбрать подходящий.

Сразу обращу внимание на то, что широкую таблицу в Excel необходимо предварительно сузить или удалить лишнее, поскольку рабочее пространство в Ворде не такое широкое и все ячейки могут просто не поместиться. Конечно, вы можете сначала проверить, как отобразится таблица в текущем ее состоянии, а затем выполнить редактирование, если это понадобится.

Всегда хочется рассказать что-нибудь новое и интересное, сегодня именно этот случай. Знали ли вы, что можно целиком вставить документ в Excel или Word файл и хранить его там? Давно читал об этой возможности, но особенно не пользовался. И вот буквально на днях понял удобство этой возможности, делюсь с читателями.

Создавал я небольшой регламент работы, который было необходимо разослать заинтересованным лицам. Проблема в том, что к файлу Word прилагалось еще 3 приложения. Я подумал, что удобно было бы хранить все файлы приложения в одном. Воспользовался старым трюком продуктов Office и получилось очень аккуратно.

Как вставить документ в Excel или Word целиком

Как это сделать рассказываю далее.

Как вставить документ в Excel или Word целиком?

Сразу скажу, что можно вставлять не только данные из файлов. Подробно описано здесь

И в Excel, и в Word и даже в PowerPoint на ленте инструментов есть раздел Вставка, в которой есть раздел Текст, а значит мы сможем вставить целый объект в документ. Этот пример для Word

Вставка файлов в документ2

Выбираем пункт Объект. Открывается окно

Вставка файлов в документ3

На вкладке Создание вы можете создать новый объект, в том числе и новую книгу Excel.

Но нам нужно перейти на вкладку Создание из файла (пункт 1 на следующей картинке)

Вставка файлов в документ4

Затем выбираем файл из нужной папки (п.2) и выбираем галочку «В виде значка» (п.3). После чего жмем ОК. Таким образом в условный файл Word вставится и будет храниться целый документ Excel.

Вставка файлов в документ5

Обратите внимание на галочку Связь с файлом. Если нажмете ее перед, то все изменения из созданного ранее и помещенного внутрь файла будет отображаться при открытии. Если галочку, как в примере, не ставить, то получится чистое хранение файла в файле.

Хранение и вставка доков внутри файлов. Что еще нужно знать?

  • Чтобы было максимально красиво, вы можете изменить значок вставляемого файла.
  • Такие «комплекты файлов» удобно создавать для рассылки нескольким адресатам. Получатель скачивает файл и хранит все файлы в одном. Удобно
  • Если же сделать изменения во вложенном файле и сохранить основной документ, то все правки останутся и будут храниться в основном документе.

Небольшая, но удобная возможность пакет MS Office, рекомендую присмотреться.

Записать результаты Excel в таблицу Word с помощью VBA

В следующем разделе вы напишете код VBA, который выполняет вычисления значений в Excel и записывает их в таблицу в Word.

Для этого примера мы возьмем данные на 10 строк, вычислим и запишем результаты в таблицу в документе Word. Кроме того, исходная таблица будет содержать четыре столбца, а код VBA извлечет первые десять строк данных из этого диапазона.

Читать еще:  Что такое служба SuperFetch и как ее отключить в Windows 10

образец таблицы

Как и в последнем разделе, мы рассмотрим каждый раздел за раз, чтобы вы понимали, что делает этот код и почему.

Сначала создайте переменные и объекты, которые будут содержать данные и позволят вам писать в приложение Word.

Dim tblRange As Excel.Range
Dim WrdRange As Word.Range
Dim WordApp As Word.Application
Dim WordDoc As Word.Document
Dim WordTable As Word.Table
Dim intRows
Dim intColumns
Dim strDate As String
Dim strItem As String
Dim intUnits As Variant
Dim intCost As Variant
Dim intTotal As Variant

Затем установите общее количество столбцов и строк, которые вы хотите прочитать из диапазона Excel.

intNoOfRows = 10
intNoOfColumns = 5

Повторите тот же код, что и в последнем разделе, который откроет Word, если он еще не открыт.

On Error Resume Next
Set WordApp = GetObject(class:=»Word.Application»)
If WordApp Is Nothing Then Set WordApp = CreateObject(class:=»Word.Application»)
WordApp.Visible = True
WordApp.Activate
Set WordDoc = WordApp.Documents.Add

Следующие четыре строки создают таблицу внутри вновь открытого документа Word.

Set WrdRange = WordDoc.Range(0, 0)
WordDoc.Tables.Add WrdRange, intNoOfRows, intNoOfColumns
Set WordTable = WordDoc.Tables(1)
WordTable.Borders.Enable = True

Наконец, следующий цикл выполнит эти действия:

  1. Для каждой строки поместите дату заказа, позицию, единицы и стоимость в переменные
  2. Рассчитайте стоимость за единицу времени (общую продажу) и сохраните ее в переменной
  3. Для каждого столбца запишите значения в таблицу Word, включая рассчитанный общий объем продаж в последней ячейке.
  4. Перейдите к следующему ряду и повторите процедуру выше

Вот как выглядит этот код:

For i = 1 To intNoOfRows
For j = 1 To intNoOfColumns
If j = 1 Then
strDate = tblRange.Cells(i + 1, j).Value
strItem = tblRange.Cells(i + 1, j + 1).Value
intUnits = Val(tblRange.Cells(i + 1, j + 2).Value)
intCost = Val(tblRange.Cells(i + 1, j + 3).Value)
intTotal = intUnits * intCost
End If
Select Case j
Case Is = 1
WordTable.Cell(i, j).Range.Text = strDate
Case Is = 2
WordTable.Cell(i, j).Range.Text = strItem
Case Is = 3
WordTable.Cell(i, j).Range.Text = intUnits
Case Is = 4
WordTable.Cell(i, j).Range.Text = intCost
Case Is = 5
WordTable.Cell(i, j).Range.Text = intTotal
Case Else
End Select
Next
Next

Функция «Ячейки» в первой части извлекает значения ячеек из Excel. Ячейки (x, y) означают, что он извлекает значение ячейки в строке x и столбце y.
Функция «Ячейка» в последней части записывает данные в ячейки таблицы Word, используя те же назначения строк и столбцов.

После сохранения и запуска этого кода VBA вы увидите результаты в только что созданном документе Word.

результаты таблицы слов

Как видите, не так сложно создать полезную автоматизацию между Excel и Word. Это просто вопрос понимания того, как работают различные «объекты», которые могут создавать и контролировать приложения Excel и Word на вашем компьютере.

Конвертация через онлайн-сервисы

Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для конвертации файлов Excel в Word, то есть вариант воспользоваться онлайн-сервисами, предназначенными для этих целей.

Принцип работы всех онлайн-конвертеров примерно одинаковый. Опишем его на примере сервиса CoolUtils.

Прежде всего, после перехода на данный сайт с помощью браузера, перемещаемся в раздел «Total Excel Converter». В этом разделе имеется возможность конвертировать файлы Excel в различные форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC, то есть формат Ворда.

После того, как перешли в нужный раздел, в блоке «Загрузите файл» жмем на кнопку «BROWSE».

Переход к выбору файла

Открывается окно, в котором нужно выбрать файл в формате Excel для конвертации. После того, как выбор сделан, кликаем по кнопке «Открыть».

Читать еще:  Скачать драйвера для Bluetooth на Windows 10

Выбор файла

Затем, на странице конвертирования в разделе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае — формат doc.

Указание формата файла

Теперь, в разделе «Получить файл» осталось нажать на кнопку «Скачать конвертированный файл».

Скачивание файла

Файл будет скачан стандартным инструментом для загрузки, который установлен в вашем браузере. После этого, готовый файл в формате doc можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.

Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из формата Excel в формат Word. Первый из них предполагает простой перенос данных из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов, с помощью сторонней программы-конвертера, или онлайн-сервиса.

Как объект Excel

Таблицу еще можно вставить и другим способом – с помощью опции «специальная вставка». Как и в предыдущем пункте, копируем область в Excel, затем переходим в Word, где в разделе меню «Главная» кликаем иконку «Вставить» и выбираем пункт «Специальная вставка».

В появившемся меню выбираем объект «Лист Microsoft Excel», жмем «ОК».

Таблица вставлена в Word. Однако теперь если ее два раза щелкнуть мышкой, она откроется как встроенный объект Excel, и ее теперь можно будет редактировать как обычную таблицу в Excel.

С сохранением связи с исходным *.xlsx-файлом

Есть вариант вставки таблицы таким образом, чтобы оставалась связь с исходной таблицей. То есть, при изменении таблицы в Excel, она автоматически изменится и в документе Word. Чтобы это сделать, снова копируем нашу таблицу в Excel и, как в предыдущем пункте, выбираем в меню Word пункт «Специальная вставка».

Переключаемся на кнопку «Связать» и снова выбираем «Лист Microsoft Excel», жмем «ОК».

Теперь мы можем изменять данные непосредственно в Excel, и изменения будут автоматически отображаться в Word. Двойной клик мышкой по таблице автоматически запустит Excel с открытой в нем связанной таблицей.

В контекстном меню вставленной таблицы теперь добавился новый пункт «Обновить связь». Щелкнув его, мы обновим таблицу до последней ее сохраненной версии в связанном *.xlsx файле на диске.

Помните – при удалении или переименовании исходного *.xlsx-файла связь теряется, и данные в Word будут отображаться некорректно.

Создание нового документа

Остаемся в текущей вкладке Новый и в зависимости от наших задач в поле Тип объекта выбираем подходящий тип файла (из наиболее используемых типов тут присутствуют документы Microsoft Word и PowerPoint), далее нажимаем OK и в текущей книге Excel встроенный окном появится новый документ.

К примеру, если выбрать тип файла Microsoft Word, то в окне Excel появится встроенное окно с Word, где доступны все функции программы и мы можем начать набирать любой текст:

Пример вставки документа Microsoft Word

Аналогичный пример при работе с Microsoft PowerPoint:

Пример вставки документа Microsoft PowerPoint

Если нам нужно, чтобы внедряемый документ вставлялся не как рабочее окно программы, а более компактно, то внешний вид отображения файла можно поменять на отображение с помощью иконки.

В этом случае при создании нового документа поставьте флажок напротив поля В виде значка, далее выберите вид отображаемой иконки с помощью кнопки Сменить значок (вид меняется в зависимости от программы внедряемого файла), либо оставьте текущий вариант иконки, а также в случае необходимости поменяйте подпись:

Выбор значка для вставляемого файла

В результате в рабочем окне Excel появится изображение выбранной иконки и по двойному щелчку мыши по иконке будет открываться исходный документ:

Читать еще:  Скачать Lim LockFolder на русском языке

Внедрение нового файла. Задание иконки

Теперь перейдем ко второму варианту вставки документа.

Вставить электронную таблицу Excel в документ Word

В этой статье я расскажу вам о двух лучших способах вставки электронной таблицы Excel в Word. Перед этим я расскажу, как обновить лист Excel, если у вас уже есть Word с вставленным листом Excel.

Метод 1: Скопируйте и вставьте лист Excel в Word

Просто скопируйте содержимое из листа Excel и вставьте его в документ Word. Выберите параметр Сохранить исходное форматирование и ссылку на Excel или Выбрать стиль таблицы назначения и ссылку на Excel в параметрах вставки.

Теперь это просто статические данные Excel, вставленные в Word. Если вы обновите лист Excel, он не будет отражать изменения в Word. Если вы обновите лист Excel и откроете документ Word, он спросит вас, обновлять документ или нет. Если вы нажмете «Да», Word будет обновлен с последними данными.

Даже если вы обновите Word и закроете его, при повторном открытии вы увидите то же сообщение, и значения будут переопределены с предыдущими значениями.

Как добавить сообщения об ошибках в Microsoft Excel.

Совет . Если вы хотите обновить соответствующий лист Excel с помощью этого метода, просто щелкните правой кнопкой мыши данные Excel в Word, выберите Связанный объект рабочего листа и нажмите Изменить. Ссылка на сайт. Это откроет исходный лист Excel и внесет в них изменения.

Этот совет пригодится, когда у вас есть документ Word, и вы хотите обновить исходный лист Excel, но вы не знаете его точное местоположение.

Способ 2: вставив объект

Второй способ – связать лист Excel с документом Word через вкладку Вставить .

ШАГ 1: . В Word перейдите на вкладку Вставить и нажмите Объект в разделе Текст .

ШАГ 2: . Откроется диалоговое окно объекта. Нажмите на вкладку Создать из файла .

ШАГ 3 . Перейдите к листу Excel, и справа отобразятся два варианта. Если вы хотите связать лист Excel, установите флажок Ссылка на файл , иначе ничего не проверяйте и нажмите ОК.

Вы могли видеть, что все содержимое Excel вставлено в Word, а не в часть листа Excel.

Этот метод свяжет лист Excel в документе Word. Если дважды щелкнуть данные Excel в Word, откроется исходный лист Excel, и вы сможете внести изменения. Здесь, когда лист Excel открыт и когда вы обновляете Excel, вы можете видеть, что изменения отражаются и в Word.

Метод 3: Использование таблицы вставки

Этот метод заключается в вставке всего редактируемого листа Excel в Word. В Word перейдите на вкладку Вставить и нажмите Таблица. Выберите параметр Электронная таблица Excel.

Вы могли видеть, что весь лист Excel с меню вставлен в Word. Теперь мы можем создавать формулы; создавать фильтры и многое другое, как мы обычно делаем в листе Excel.

Этот метод будет полезен, если вы хотите работать с Excel в Word, поскольку редактирование таблиц Word не так просто, как в Excel.

Это разные способы вставки электронной таблицы Excel в документ Word с их связью или без нее.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector