Repeater-zone.ru

ПК Репитер
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Автозаполнение в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

Изменить списки для автозаполнения в Excel

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Диалоговое окно для изменения списков в Excel

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Добавление нового списка

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

Команда Прогрессия в Excel

Настройки диалогового окна Прогрессия

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

  • арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
  • геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
  • даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
      • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
      • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
      • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
      • год – меняются только годы
      • автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

      Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

      Предельное значение в прогрессии

      Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

      Инструмент «Заполнить»

      В программе имеется отдельный инструмент, находящийся во вкладке «Главная» в разделе «редактирование». Последовательность действий:

      1. В любое место таблицы ввести слово, выделить его и диапазон, который требуется заполнить.Ввод слова
      2. Кликнуть на кнопку «заполнить» и выбрать направление.направление заполнения
      3. После проведения манипуляций значение из первой ячейки скопируются в другие. Это позволит заполнить ячейки одинаковыми данными.Заполнение ячеек

      Данный инструмент также позволяет заполнить элементы прогрессией. Как это сделать:

      1. Поставить число и выделить область, которую нужно заполнить. Нажать на кнопку «заполнить» и кликнуть на «прогрессия».Выделить область
      2. В открывшемся окошке появятся настройки автозаполнения. Провести ряд действий и задать условия: выбрать месторасположение прогрессии, тип, шаг (по умолчанию стоит 1), указать предельное значение. После настроек щелкнуть на ОК.Настройки прогрессии
      3. Выделенная область будет заполнена согласно введенным настройкам по правилам прогрессии.Заполнение прогрессией

      Автозаполнение формулами

      Формулы являются одним из основных инструментов Эксель. Для того чтобы скопировать их, нужно следовать инструкции:

      Выделить ячейку

      1. Выбрать ячейку и напечатать в ней формулу.
      2. Навести курсор мышки на выделенный элемент, и поместить его в нижний правый угол. Появится плюсик, два раза кликнуть на него для автозаполнения формул.

      Заполнение различными значениями

      В качестве примера рассмотрено автозаполнение таблицы списками месяцев. Последовательность действий:

      1. Установить курсор в А1 и напечатать «январь». Кликнуть на Enter или поставить галочку на панели инструментов.Установить курсор
      2. Навести курсор на правый угол внизу ячейки.Выделить ячейку
      3. Сразу появится черный крестик, тут же нажать на левую кнопку мыши и потянуть ее к А12. В результате образуется рама.Выделение рамки
      4. Отпустить кнопку, выделенная область заполнится названиями месяцев.Результат заполнения

      Добавление своего списка

      Если возникла необходимость, пользователь может использовать автозаполнение в Эксель из собственного списка данных. В этом случае при вводе в элемент слова, находящегося в перечне, после применения маркера заполнится весь диапазон. Для создания и сохранения списка нужно следовать инструкции:

      1. Зайти во вкладку «файл».Вкладка Файл
      2. Перейти в раздел параметров.Раздел параметров
      3. Кликнуть на «дополнительно».Дополнительные настройки
      4. В общих настройках автозаполнения в середине окна нажать на кнопку «изменить списки».Изменить списки
      5. Появится окошко, в котором слева указаны имеющиеся списки. Для добавления своего нужно напечатать слова в поле «элементы списка». Каждое значение должно располагаться с новой строчки. В конце нажать на «добавить».Элементы списка
      6. Потом закрыть окно и снова его открыть. Пользователь увидит свои названия в списке активных.Список добавлен

      Добавление списка

      После ввода в таблицу слова из созданного перечня нужно протянуть маркер. Выделенная область автоматически заполнится нужными значениями.

      Используем маркер автозаполнения

      Маркер автозаполнения

      Чтобы увидеть данный инструмент, нужно навести указатель мышки на правый угол внизу выбранной ячейки.

      Формирование списка

      Как только появится маленький черный крестик, нужно зажать его левой клавишей мыши и потянуть в ту сторону, в которой должны располагаться данные.

      Мгновенное заполнение

      Эта опция позволяет ввести информацию на лист, экономя время. Рассмотрен пример, в котором нужно создать перечень имен на основе электронных адресов. Пошаговая инструкция:

      1. Начать печатать сведения. Когда функция установит закономерность, под выделенной ячейкой отобразится примерный список вариантов.Список вариантов
      2. Щелкнуть на Enter, в итоге данные добавятся в таблицу.Данные в таблице

      Отмена изменений

      Для отмены или изменения действия, кликнуть на смарт-тег, появившийся рядом с заполненными именами.

      Инструментом автозаполнения в Экселе пользоваться удобно и полезно. Человек сэкономит свое время и силы при вводе в таблицу повторяющихся данных. Достоинством является то, что инструмент можно настраивать, добавлять списки, менять имеющиеся.

      OpenOffice: Calc для начинающих. Работа с ячейками, ввод данных, автозаполнение

      Можно выделить любое количество ячеек в любом сочетании.

      Одиночная ячейка

      Щелкните левой кнопкой по ячейке. Результат будет таким, как показано на рис. 5 слева. Удостовериться в правильности выбора можно в поле Область листа.

      Диапазон смежных ячеек

      Диапазон смежных ячеек можно выделить с помощью клавиатуры или мышкой. Для выделения диапазона ячеек перемещением курсора мышки:

      openoffice calc

      Выделение несмежных ячеек

      Диапазон несмежных ячеек можно выделить с помощью клавиши Ctrl + мышка:

      openoffice calc

      Работа со столбцами и строками

      Вставка столбцов и строк

      Столбцы и строки можно вставлять несколькими разными способами в неограниченном количестве.

      Отдельный столбец или строка

      1. Выделите столбец или строку, где вы хотите вставить новый столбец или новую строку.
      2. Выполните либо Вставка > Столбцы или Вставка > Строки.

      При вставке одного нового столбца, он вставляется слева от выделенного столбца. При вставке одной новой строки, она вставляется выше выделенной строки.

      Отдельный столбец или строку можно вставить также с помощью мыши:

      1. Выделите столбец или строку, где вы хотите вставить новый столбец или новую строку.
      2. Щелкните по заголовку правой кнопкой мышки.
      3. Выполните либо Вставка > Столбцы или Вставка > Строки.

      Несколько столбцов или строк

      Несколько столбцов или строк можно вставить сразу, а не вставлять их по одному.

      1. Выделите требуемое число столбцов или строк и, удерживая нажатой левую кнопку мышки на первом из них, перемещайте курсор на требуемое число заголовков.
      2. Продолжайте так, как при вставке одного столбца или одной строки, как указано выше.

      Удаление столбцов и строк

      Столбцы и строки можно удалять по отдельности или группой.

      Отдельный столбец или строка

      Один столбец или строку можно удалить только с помощью мышки:

      1. Выделите удаляемый столбец или строку.
      2. Щелкните правой кнопкой мышки по заголовку столбца или строки.
      3. Выполните из контекстного меню Удалить столбцы или Удалить строки.

      Несколько столбцов или строк

      Несколько столбцов или строк можно удалить сразу, а не удалять их по одному.

      1. Выделите требуемое число столбцов или строк, удерживая нажатой левую кнопку мышки на первом из них, и перетащите курсор на требуемое число заголовков.
      2. Продолжайте так, как при удалении одного столбца или строки, как указано выше.

      Работа с листами

      Как и любой другой элемент Calc, листы можно вставлять, удалять и переименовывать.

      Вставка новых листов

      Существует много способов вставки нового листа. Первым шагом во всех способах является выделение листов, после которых будет вставлен новый лист. После этого можно использовать следующие действия.

      • Открыть меню Вставка и выбрать Лист, или
      • Щелкнуть правой кнопкой мышки по вкладке и выбрать Добавить листы, или
      • Щелкнуть по пустому месту в конце строки вкладок листов (рис. 9).

      openoffice calc

      Каждый способ приводит к открытию диалогового окна Вставить лист (рис. 10). В нем можно определить, будет ли новый лист располагаться до или после выделенного листа, а также сколько листов нужно вставить.

      openoffice calc

      Удаление листов

      Листы можно удалять по отдельности или группой.

      Отдельный лист

      Щелкните правой кнопкой по вкладке удаляемого листа и выберите из контекстного меню Удалить.

      Несколько листов

      Чтобы удалить несколько листов, выделите их, как описано выше, щелкните правой кнопкой мышки по какой-нибудь вкладке и выберите из контекстного меню Удалить.

      Переименование листов

      Стандартным именем нового листа является «Лист X», где X номер. Это хорошо работает, когда имеется только несколько листов для небольшой электронной таблицы, но становится неудобным при большом числе листов. Для присвоения листу более содержательного имени можно:

      • Ввести при создании листа свое имя в поле Название, или
      • Щелкнуть правой кнопкой мышки по вкладке листа и выбрать из контекстного меню Переименовать и заменить существующее имя новым.

      Имена листа должны начинаться либо с буквы, либо с цифры; другие символы, включая пробелы, недопустимы, хотя пробелы можно использовать между словами. Попытка переименовать лист неправильным именем вызывает сообщение об ошибке.

      Внешний вид Calc

      Фиксация строк и столбцов

      Фиксация блокирует несколько верхних строк или несколько столбцов с левой стороны листа или и то и другое. При прокрутке внутри листа любые зафиксированные строки и столбцы остаются в поле зрения автора.

      На рис. 11 показаны зафиксированные строки и столбцы. Утолщенная горизонтальная линия между строками 3 и 16, а также утолщенная вертикальная линия между столбцами C и H отделяют зафиксированные области. Строки с 4 по 16 и столбцы с D до G прокручены вверх. Зафиксированные три строки и три столбца остались на своем месте.

      openoffice calc

      Точку фиксации можно установить после одной строки, одного столбца или после и того и другого, как показано на рис. 11.

      Фиксация отдельных строк или столбцов

      • Щелкните по заголовку ниже фиксируемой строки или левее фиксируемого столбца.
      • Выполните команду Окно > Фиксировать.

      Появится темная линия, указывающая на границу фиксации.

      Фиксация строки и столбца

      • Выделите ячейку, расположенную сразу после фиксируемой строки и сразу правее фиксируемого столбца.
      • Выполните команду Окно > Фиксировать.

      На экране появятся две линии, горизонтальная над этой ячейкой и вертикальная слева от этой ячейки. Теперь при прокрутке все строки выше и левее этих линий будут оставаться на своих местах.

      Удаление фиксации

      Для удаления фиксации строк или столбцов выполните команду Окно > Фиксировать. Флажок рядом с Фиксировать должен исчезнуть.

      Разделение окна

      Другой способ изменения внешнего вида заключается в разделении окна — известный еще под именем разделение экрана. Экран можно разделить либо по горизонтали, либо по вертикали, или иметь и то и другое. Это позволяет в любой момент времени просматривать до четырех фрагментов листа.

      Для чего это нужно? Представьте, что у вас имеется большой лист и в одной из его ячеек находится число, используемое в трех формулах, находящихся в других ячейках. Используя разделение экрана, можно расположить ячейку, содержащую число, в одной секции, а каждую из ячеек с формулами в других секциях. Потом можно изменить число в ячейке и наблюдать, как это повлияет на содержимое ячеек с формулами.

      openoffice calc

      Разделение экрана по горизонтали

      Для разделения экрана по горизонтали:

      1. Поместите курсор мыши в вертикальную полосу прокрутки, находящуюся с правой стороны экрана, и расположите курсор над маленькой кнопкой со стрелкой, расположенной сверху.

      openoffice calc

      1. Непосредственно над этой кнопкой видна толстая черная линия (рис13). Переместите курсор мыши на эту линию, в результате курсор изменит свою форму на линию с двумя стрелками (рис. 14).

      openoffice calc

      1. Удерживайте нажатой левую кнопку мыши, появится серая линия, проходящая через страницу. Перетаскивайте курсор вниз, при этом линия будет следовать за курсором.
      2. Отпустите кнопку мыши и экран разделится на два изображения, каждое из которых будет иметь свою вертикальную полосу прокрутки.

      На рис. 11 значения ‘Beta’ и ‘A0’ расположены в верхней части окна, а другие результаты вычислений — в нижней части. Верхнюю и нижнюю части можно прокручивать независимо друг от друга. Поэтому можно изменять значения Beta и A0, наблюдая за влиянием их на результаты вычислений в нижней половине окна.

      Также можно разделить окно по вертикали, что рассмотрено далее — результаты будут такими же, позволяя выполнять прокрутку обоих частей окна независимо. Имея вертикальное и горизонтальное разделение, получаем четыре независимых окна для прокрутки.

      Разделение экрана по вертикали

      Чтобы разделить экран по вертикали:

      1. Поместите курсор мыши в горизонтальную полосу прокрутки, находящуюся в нижней части экрана, и расположите курсор над маленькой кнопкой со стрелкой, расположенной справа.

      openoffice calc

      1. Непосредственно справа от этой кнопки видна толстая черная линия (рис. 15). Переместите курсор мыши на эту линию, в результате курсор изменит свою форму на линию с двумя стрелками.
      2. Удерживайте нажатой левую кнопку мыши, появится серая линия, проходящая через страницу. Перетаскивайте курсор влево, при этом линия будет следовать за курсором.
      3. Отпустите кнопку мыши и экран разделится на два изображения, каждое из которых будет иметь свою горизонтальную полосу прокрутки.

      Можно также разделить экран, используя те же самые процедуры, что и для фиксации строк и столбцов. Следуйте этим указаниям, но вместо выполнения Окно > Фиксировать, используйте Окно > Разделить.

      Ввод данных на лист

      Ввод чисел

      Выделите ячейку и введите в нее число, используя верхний ряд клавиатуры или числовую клавиатуру.

      Для ввода отрицательного числа введите символ минуса (–) перед числом или заключите его в скобки ( ).

      По умолчанию числа имеют выравнивание вправо, а отрицательные числа имеют перед собой символ минуса.

      Ввод текста

      Выделите ячейку и введите в нее текст. Текст по умолчанию выравнивается влево.

      Ввод чисел в формате текста

      Если число вводится в формате 01481, Calc удалит предшествующий 0. Чтобы сохранить этот начальный ноль, в случае ввода телефонных кодов, например, введите перед числом символ апострофа, подобно: ‘01481. Однако данные теперь рассматриваются Calc как текст. Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано, или появится сообщение об ошибке.

      Числа могут иметь начальные нули и рассматриваются как текст, если ячейка сформатирована соответствующим образом. Щелкните правой кнопкой по ячейке и выберите Формат ячеек > Число. Установка значения Начальные нули позволяет иметь числа с начальными нулями.

      Даже если вы объявляете переменную как текст, она может все же участвовать в арифметических операциях; однако результат таких операций может отличаться от ожидаемого. В некоторых случаях Calc будет выполнять арифметические операции в ячейке с текстом, имеет она символы (например, ABCD) или числа, которые вы отформатировали как текст. Более подробная информация приведена в Руководстве по Calc.

      Ввод даты и времени

      Выделите ячейку и введите в нее дату и время. Элементы даты можно отделять друг от друга символом (/) или (–), либо использовать текст, например 10 окт 03. Calc распознает множество форматов даты. Элементы времени можно отделять символом двоеточие, например 10:43:45.

      Автозаполнение

      Облегчить и ускорить ввод данных позволяет режим Автозаполнения – маркер заполнения в виде черного квадратика в правом нижнем углу текущей ячейки (работает в том числе, кроме введения формул, с числами, датами, днями недели, месяцами и смешанными данными).

      Автоматизированный ввод данных:

      1. 1.в первую ячейку диапазона ввести значение одного из элементов списка;
      2. 2.навести курсор мыши на маркер заполнения так, чтоб он приобрел форму крестика;
      3. 3.протащить маркер заполнения, выделяя диапазон (если выделенный диапазон больше количества элементов в списке, то он будет заполняться циклически).

      openoffice calc

      Если ввести в две соседние ячейки последовательно два числа, составляющие начало арифметической прогрессии, например 1 и 3, затем их выделить и, как при копировании, с помощью маркера заполнения протащить их на несколько ячеек, то ряд продолжится: 1, 3, 5, 7 и т.д. Если же надо заполнить ячейки с шагом один, то достаточно ввести первое число, например 1, и с помощью маркера заполнения протащить до нужного номера, получим ряд 1, 2, 3 и т.д.

      Функция «Заполнить»

      Автозаполнение ячеек можно сделать при помощи отдельного инструмента. Он находится на Главной вкладке Панели управления в блоке Редактирование.

      Функция «Заполнить»

      Рассмотрим принцип работы:

      1. Записываете данные в таблице.
      2. Выделяете диапазон заполнения.

      Записываете данные в таблице

      1. Нажимаете кнопку Заполнить, выбираете одно из четырех направлений и информация копируется в выбранную область построчно.

      Нажимаете кнопку Заполнить

      Отдельно стоит отметить функцию Прогрессия:

      1. Выбираете нужную строчку из выпадающего списка инструмента заполнить.

      Выбираете нужную строчку

      1. В появившемся диалоговом окне настраиваете параметры расположения, типа прогрессии, задаете шаг и вводите предельное значение.

      В появившемся диалоговом окне

      1. Получаете математическую последовательность чисел с заданными параметрами.

      Получаете

      На заметку! Если уже известен шаг прогрессии, то можно ввести первые два значения и воспользоваться маркером автозаполнения, остальное сделает программа.

      Если уже известен шаг прогрессии

      Заключение

      Хоть освоение инструмента «Автозаполнение ячеек» может показаться сложным и долгим, всегда важно уметь им пользоваться, а время, потраченное на освоение этой функции, полностью окупится в последующей работе. Данная функция помогает оптимизировать процесс ввода однотипных данных, делая это за вас, что значительно экономит время.

      Используя этот инструмент, можно автоматически вводить различные данные – от стандартных (даты, числа, дни недели) до нестандартных (путем создания собственных списков). Количество создаваемых списков неограниченно – вы можете сделать столько, сколько считаете нужным. Все созданные списки сохраняются и становятся доступными для последующей работы, при необходимости их можно удалить.

      голоса
      Рейтинг статьи
      Читать еще:  Скачать драйвер для Panasonic KX-MB1900
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector