Repeater-zone.ru

ПК Репитер
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Настройка автоматического ответа в автономном режиме в Outlook для учетной записи POP и IMAP

Чтобы настроить автоответчик в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. Ниже), сначала настройте сообщение, используемое для ответа:

Создайте новое сообщение (щелкните Новый email-адрес ) в Outlook.

Введите желаемый Предмет и сообщение для автоматического ответа на аутсорсинг Outlook.

  • Если это возможно и актуально, включите, когда вы отправляете сообщения по почте, вы можете ожидать личного ответа или вообще ожидать ответа. Это может быть через некоторое время после того, как вы вернетесь.
  • Вы также можете добавить Cc: а также Bcc: получатели получают копию каждого автоматического ответа.
  • Если вы настроили автоответчик Outlook вне офиса, который будет отправлен в ответ на всю входящую почту (вместо сообщений только от избранных контактов), учтите, что выявление слишком большого объема информации свободно создает риск.

Нажмите файл (или же ФАЙЛ ).

выберите Сохранить как на появившемся листе.

Удостовериться Шаблон Outlook выбрано под Сохранить как тип: .

При желании введите имя шаблона в Имя файла: (Outlook выбрал тему шаблона по умолчанию).

Продолжайте создавать правило автоматического ответа автоответчика в Outlook:

Нажмите файл (или же ФАЙЛ ) в Outlook Mail.

Убедитесь, что Информация категория открыта.

Нажмите Управление правилами и предупреждениями под Информация об учетной записи .

Убедитесь, что вы находитесь на Правила электронной почты в Правила и предупреждения окно.

Теперь убедитесь, что учетная запись, для которой вы хотите создать ответ каникул, Применить изменения в этой папке :.

Вы можете легко применить правило для всех своих учетных записей; см. ниже, шаг 21.

Нажмите Новое правило …

Удостовериться Применить правило для сообщений, которые я получаю выбрано под Начать с пустого правила .

Удостовериться Где мое имя находится в поле «Кому» проверяется в соответствии с Шаг 1: Выберите условие (состояния) .

Вы можете оставить все флажки снятыми и отключить ответ автоответчика Outlook вне офиса на всю входящую почту, или вы можете проверить Где мое имя находится в поле Кому или Cc для включения электронных писем, которыми вы являетесь только получателем Cc:.

Удостовериться ответ с использованием определенного шаблона проверяется в соответствии с Шаг 1: Выберите действие (ы) .

Нажмите на конкретный шаблон под Шаг 2: Отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение) .

Удостовериться Шаблоны пользователей в файловой системе выбрано под Смотреть в: .

Выделите шаблон, созданный ранее.

Теперь нажмите Следующая> .

Удостовериться кроме случаев, когда это автоматический ответ проверяется в соответствии с Шаг 1: выберите исключение (ы) (если необходимо) .

Введите желаемое имя для вашего автоответчика в соответствии с Шаг 1. Укажите имя для этого правила. .

Удостовериться Включить это правило проверяется, чтобы сразу включить ответчика; вы можете снять флажок Включить это правило , конечно, и задействовать автоответчик только тогда, когда это необходимо.

Чтобы включить фильтр в любое время, откройте Правила и предупреждения окна, как указано выше, и убедитесь, что правило ответчика каникул проверяется на Правила электронной почты Вкладка.

При необходимости включить Создайте это правило для всех учетных записей .

Читать еще:  Как подключить модем к телевизору

Однако имейте в виду, что фильтры могут не работать с определенными типами учетных записей (для которых Outlook не будет создавать их даже при этом флажке).

Настройки автоответа

Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).

Версии 2010 и выше

Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:

  1. Открыть вкладку «Файл» и перейти в раздел «Сведения».Раздел сведений
  2. Выбрать раздел «Автоответы».Выбор автоответа

Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.

Выбор параметров

  1. Отметить флажок «отправлять автоответы»:
    • «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
    • «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
  2. Нажать «Ок» и следить за результатами.

Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.

Outlook 2007

В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:

Заместитель

  1. Открыть вкладку «Сервис».
  2. Выбрать пункт «Заместитель».
  3. Ввести необходимые параметры (рассмотрены выше в пункте 3) и подтвердить действие.

Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.

Основные этапы настройки автоответа

Настройка автоответа включает в себя следующие основные действия:

  • Нужно отыскать в верхней панели программы вкладку «Правила».
  • Затем выбрать параметр «Управление правилами и оповещениями», где требуется выбрать параметр «Новое».
  • В открывшемся окне выбрать «Применение правил к полученным мною сообщениям».
  • После сделанного выбора нажать кнопку «Далее».
  • Появится окно «Мастер правил», где не требуется ничего выбирать. Затем нужно просто нажать кнопку «Далее», после чего ответить «Да».
  • В следующем появившемся окне требуется поставить отметку на параметре «Отметить, используя указанный шаблон». В расположенном ниже окне нужно нажать на «Указанный шаблон».
  • Далее появится окно «Папки», где следует выбрать «Шаблоны в файловой системе».
  • После появления окна «Автоответ» требуется нажать на него и открыть.
  • В открывшемся «Мастере правил» выбираем «Далее».
  • В последнем окне, перед тем как в Outlook настроить автоответ, нужно нажать кнопку «Готово».

Microsoft outlook

Итак, настройка автоответа успешно проведена. Теперь встроенные сообщения в шаблон будут отправляться на любой адрес. Важно знать: чтобы автоответ работал стабильно и эффективно, следует обеспечить персональный компьютер бесперебойным Интернетом.

Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?

Создание сообщения об отсутствии на работе может не сделать вашего босса счастливым, но, по крайней мере, это позволит всем членам вашего рабочего сообщества и посторонним попытаться связаться с вами для общения. Итак, почему важно настроить сообщение об отсутствии на работе? Ну, на самом деле, есть несколько причин:

Это хорошая манера — позволить коллегам, менеджерам и клиентам, с которыми вы не общаетесь в течение определенного времени. Это особенно верно, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней.

Это профессионально. Если кто-то нуждается в вашей помощи в чем-то или у клиента есть запрос, то помогает им сообщить, что вас нет рядом в течение определенного периода времени. Они знают, что должны подождать, пока вы не вернетесь, или можете подойти к кому-то еще. Оба помогают бизнесу и вам.

Читать еще:  Как вычесть процент из числа в Excel

Он говорит людям не беспокоить вас. Если вы отправите сообщение об отсутствии на работе, люди узнают, что вы в отпуске, занимаете личное время или еще что-то. Они реже звонят или отправляют вам SMS после этого.

Это дает вашему боссу меньше всего на что жаловаться. Если вы работаете на требовательного босса и хотите отступить, вы получите сопротивление. Тем не менее, если вы играете в игру и ведете себя профессионально, они мало что могут сделать с точки зрения дисциплины.

Если есть одна вещь, которая важна, когда дело доходит до работы, это убедиться, что вы всегда представляете себя как профессионал в самом выдающемся смысле.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N. Меню Файл в Outlook 2007 Переход к мастеру создания сообщений
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле. Создание сообщения в Outlook Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…». Меню Office в Outlook Сохраняем созданный файл
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить». Сохранение элемента через Проводник Вводим название шаблона и выбираем его тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы». Меню Файл в Outlook Выбираем пункт «Автоответы»
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK». Автоответы в Outlook Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем. Меню «Сервис» в Outlook Подпункт «Правила и оповещения»
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её. Мастер настройки правил Outlook Нажимаем на кнопку «Новое»
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
    Мастер правил: выбор шаблона При необходимости — изменяем параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры. Мастер правил: настройка фильтрации Задайте нужные параметры для правила
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться. Поиск текста Вводим ключевое поисковое слово
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться. Мастер правил: пример Результат нашей настройки
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК». Правила и оповещения: завершение работы Применяем созданное правило и нажимаем «ОК»
Читать еще:  Как смонтировать образ в программе DAEMON Tools

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции. Путь для мастера настроек Outlook «Файл» — «Сведения» — «Управление…»
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры. Мастер правил: настройка исключений Выбираем тип исключения и уточняем его параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям. Мастер правил: настройка имени Назначаем имя и устанавливаем значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Настройка ответа об отсутствии на работе в Apple Mail для Mac (IMAP или POP3)

Apple Mail не имеет встроенной функции для ответов об отсутствии на работе, но вы можете настроить одно или несколько правил для автоматической отправки пользовательских ответов на входящие электронные письма для любой учетной записи IMAP или POP3, которую вы добавили в приложение. Чтобы настроить ответ об отсутствии на работе для учетной записи электронной почты в Apple Mail, настройте правило на экране «Правила» в диалоговом окне «Настройки» (выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите кнопку «Правила»), указав условия, которые необходимо выполнить. встретиться (учетная запись, для которой вы хотите отправлять автоматические ответы) и действие, которое нужно выполнить (ответ на сообщение с определенным текстом сообщения). Вы также можете добавить другие условия, такие как проверка того, находится ли отправитель в ваших контактах или нет, или проверка того, что поле «Кому» имеет определенный адрес электронной почты.

Созданное правило ответа об отсутствии на рабочем месте можно сделать активным или неактивным на экране «Правила», установив или сняв флажок рядом с правилом. Поскольку вы не можете установить диапазон дат для правила, вы должны включить правило вручную, когда вы хотите, чтобы оно запускалось, а затем отключить его, когда вы больше не хотите, чтобы оно запускалось. Поэтому обязательно снимите флажок для правила в диалоговом окне «Предпочтения», когда вернетесь из отпуска или командировки.

Пока правило активно, на любое полученное электронное письмо, отвечающее выбранным условиям, будет отвечать пользовательское сообщение, которое вы настроили. Каждый отправитель будет получать автоматический ответ каждый раз, когда отправляет вам электронное письмо.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для запуска правила вы должны оставить Apple Mail открытой на вашем Mac. Если вы закроете Apple Mail, автоматические ответы не будут отправлены, но будут после того, как вы снова откроете Apple Mail и получите сообщения электронной почты в папке «Входящие» для учетной записи, выбранной в правиле. Было бы лучше настроить автоответчик в настройках веб-почты вашей почтовой службы, если он доступен, поэтому вам не нужно оставлять компьютер включенным.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector